En un mundo tan acelerado como el nuestro en el que hasta los niños pequeños sufren de estrés, la falta de tiempo se ha convertido en uno de los mayores problemas para la mayoría de las personas.

Vivimos rodeados de múltiples estímulos en forma de actividades que queremos hacer,  trabajo  empleado en conseguir dinero para comprar cosas que ni siquiera necesitamos, por no hablar de la moda no pasajera de las redes sociales que tantas veces nos roban tiempo. Cada vez resulta más importante aprender a gestionar nuestro tiempo.

Lo que yo entiendo por utilizar bien el tiempo es , siendo conscientes de lo que es importante en nuestra vida, ser capaces de focalizarnos en ello, dejando de lado elementos que nos desvían hacia actividades que no son importantes.
Veamos que diez pasos podemos dar para revolucionar la gestión de nuestro tiempo.

1. Elegir los objetivos en función de lo que es más importante para ti, lo que te apasiona. Hay objetivos en la vida que son imprescindibles para nuestro bienestar y conseguirlos nos hace ser un poco más felices. Es muy importante hacer un ejercicio de reflexión, analizando qué objetivos queremos conseguir en cada área de nuestra vida, para descubrirlos e ir a por ellos. Tenemos que conseguir que haya un cierto equilibrio entre todas las áreas.
2. Recolectar: Se trata de anotar las tareas según vayan viniendo a tu cabeza. Para ello necesitarás tener siempre a mano una libreta o un móvil , donde podremos anotarlos o incluso dejarnos una nota de voz. Puede que al principio pueda parecer un poco exagerado, pero conseguimos tres cosas muy importantes: no olvidar lo que queremos hacer, dejar de darle vueltas a algo que tenemos que hacer y valorar si es importante. Si lo anotamos todo, tendremos más espacio en nuestra mente para otras actividades que requieren nuestra atención, y dejaremos de estar rumiando que tenemos que hacer algo, con el agobio que conlleva.
3. Procesar: Elegiremos un momento tranquilo del día para ordenar y traspasar a nuestra agenda las anotaciones de la libreta. Para ello, las clasificaremos según dos variables: Importante y urgente. Dando prioridad a las actividades que son urgentes e importantes y asegurándonos de reservar un rato a lo largo del día para las actividades que son urgentes e importantes. Tienes un artículo muy completo que escribí hace unos meses explicando estos conceptos en el siguiente enlace: http://psycosmedia.com/para-empezar-primero-lo-primero/
4. Planificación temporal: podemos planificar nuestro tiempo de varias maneras. Por horas, diariamente, semanalmente, mensualmente y anualmente. La modalidad dependerá del objetivo que tengamos. Por lo que lo primero que debemos tener establecidos son nuestros objetivos. Una vez que tenemos estos claros podemos distribuirlos a lo largo del tiempo.  Esto es clave para poder organizar todo lo demás. Cuanto más pequeño sea el periodo, tenemos que tener en cuenta que más difícil resultará. Por eso, resulta muy útil, una vez que tenemos claro lo que queremos conseguir, establecer objetivos semanales, procurando no llenar todo el tiempo, sino dejando aproximadamente un 30% o 40% a los imprevistos. De esta forma nos resultará más fácil hacer nuestras tareas sin agobios. También es importante destinar el mejor momento del día para las tareas que sabemos que son más importantes para nuestros objetivos, lleven o no mucho tiempo. De ahí la importancia de la matriz del tiempo del apartado anterior.
5. Hacer: Hay veces que tenemos tantas tareas por hacer y tantas distracciones que tendemos al multitasking. Hay personas que dominan muy bien este arte, pero generalmente es mucho más eficiente focalizarse en una cosa por vez, poniendo en ello toda nuestra atención y recursos. Esto nos permite eliminar distracciones, e interrupciones y dejar a medias lo que se empieza. Tenemos que ser conscientes de que estamos rodeados de múltiples dispositivos que nos facilitan la vida pero también nos desvían de nuestros objetivos, como puede ser internet, las redes sociales, llamadas, etc. Un aspecto muy importante para la gestión eficiente del tiempo es el orden del espacio físico y de la mente.
6. Simplificar: tenemos que hacer un esfuerzo por analizar qué tareas rutinarias podemos estandarizar lo máximo posible, de forma que las podamos simplificar. Muchas veces nos dejamos llevar un perfeccionismo absurdo que nos hace emplear una cantidad muy elevada de tiempo y energía. Identificar y modificar estas tareas nos ayudará a encontrar un equilibrio entre dar lo mejor de nosotros mismos y conseguir que las cosas se realicen en un periodo razonable de tiempo. Por otro lado tenemos que ser capaces de distinguir qué es lo esencial de lo accesorio para conseguir nuestros objetivos. Muchas veces nos perdemos en los detalles y es por ello que no conseguimos terminar nuestras tareas. El perfeccionismo es el enemigo número uno de nuestro tiempo.
7. Organizar y ordenar.  Si hay algo verdaderamente útil para gestionar bien el tiempo es ser ordenado. Quien no ha perdido horas buscando algo por no haberle destinado un sitio previamente. El tiempo que dediquemos a ordenar siempre se recuperará en forma de menos tiempo en buscar cosas y además tendremos una sensación de paz mental indescriptible.
8. Revisión periódica del sistema. Lo único que no cambia es el cambio, con lo que nuestro sistema de organización debe cambiar según vayamos cambiando nuestros objetivos.
9. Hay tareas que repetimos periódicamente. Saber que tenemos un tiempo destinado para ellas nos da mucho más margen para planificar con exactitud todo lo demás. Se trata de crear hábitos.
10. Saber decir no. Es fundamental asumir que tenemos un tiempo limitado. Muchas veces, por compromiso o por la ilusión de hacer determinadas cosas nos olvidamos de que es necesario renunciar a otras cosas si queremos hacer algo. Antes de decirle a alguien que sí a algo, primero piensa si realmente tienes ese hueco y a qué vas a tener que renunciar. Ten en cuenta que están en juego tus propios objetivos.

Gracias a una correcta planificación de tu tiempo, te resultará más sencillo conseguir los objetivos que realmente son importantes para ti sin agobios innecesarios. Hay quien dice que el tiempo es oro, yo más bien pienso que el tiempo es TU VIDA, que además no sabes cuánto va a durar. ¿Por qué no aprovechar cada minuto en lo que te hace realmente feliz?

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Una buena forma de analizar en qué invertimos nuestro tiempo y energía consiste en tomar conciencia de nuestras preocupaciones. Cada uno tenemos una amplia gama de preocupaciones en nuestra vida que va creando un círculo de preocupación que nos resta tiempo y energía para actuar, por lo que podríamos decir que dentro de este círculo existe otro círculo de acción.

Cuando observamos nuestro círculo de preocupación  podemos ver que hay cosas sobre las que no tenemos absolutamente nada de control. No podemos controlar el clima, la economía, las malas acciones de los demás, el tiempo del que disponemos, etc. Son amenazas. Lo que sí podemos controlar son nuestras acciones. Podemos conseguir que el clima no nos afecte con ropa adecuada y paraguas,  que una recesión económica no nos afecte tanto porque hayamos sido ahorradores previsores en época de bonanza,  podemos evitar a las personas que nos restan energía con sus malas acciones o podemos desarrollar una herramienta adecuada de gestión del tiempo. Estos son simples ejemplos, es labor de cada uno descubrir cuáles son sus propias claves para la acción. Ahí es donde están las oportunidades de avanzar, de conseguir objetivos, de realización personal y profesional.

Preocuparse en ocuparse en lo que sí podemos controlar, en nuestras oportunidades,  debería ser nuestra primera y única preocupación.  Se trata de una energía positiva que , a su vez, amplía aún más nuestro círculo de acción. Nada consume más tiempo y energía que preocuparnos de las amenazas sobre las que nada podemos hacer. Cuando nos centramos en las preocupaciones, éstas nos controlan y reducimos nuestra capacidad de acción cada vez más. Incluso comenzamos a dudar de nuestra propia capacidad y a tomar decisiones erróneas para aliviar esa preocupación. Siempre va a haber algo que no podamos controlar, el secreto está en aceptarlo y centrarnos en lo que sí podemos actuar.

Os propongo un pequeño ejercicio. Ayuda mucho ponerlo por escrito. Elije un problema de tu vida profesional o personal que te esté preocupando. Determina si se trata de un problema sobre el que tienes algo control. A veces es difícil verlo porque no vemos que pueden existir otras oportunidades, nos cerramos en banda sobre el problema y pensamos que no tenemos control.  A continuación identifica las acciones que puedes tomar para resolver o atenuar este problema y …¡¡¡actúa!!! Lo que parece una pequeña acción puede ser un gran paso.

De lo que hagamos hoy , depende el lugar donde estaremos en el futuro. Somos responsables de controlar nuestra vida, trabajando sobre nuestras circunstancias y nuestra habilidad de respuesta. Somos responsables de ocuparnos y no preocuparnos.

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