Empezamos la semana y tenemos ya en mente cientos de tareas y objetivos que cumplir. Desde las mundanas tareas domésticas hasta los más importantes objetivos profesionales, pasando por ese tiempo que queremos pasar con la familia y amigos.

Seguramente nunca nos hayamos parado a pensar cuantas cosas llegamos a hacer a lo largo de la semana, y cuánto nos queda por hacer. Si bien no recomiendo hacer esto,  sí aconsejo la siguiente herramienta para , al menos , clasificar estas tareas para conseguir los objetivos que para nosotros son los más importantes. Se trata de la matriz de Eisenhower para priorizar tareas y te ayudará a enfocarte primero en lo primero.

La matriz de Eisenhower.

Como se puede apreciar en la matriz , para poder decidir las tareas a realizar tan sólo tenemos que discriminar cómo de urgente e importante es esa tarea. Por lo tanto, parece que el cuadrante más importante para ser efectivos es el urgente- importante. Es decir, si tengo una reunión con un cliente hoy a las 9 de la mañana , en la que está en juego una negociación que puede suponer miles de euros para mi empresa ,  definitivamente esa reunión es una tarea prioritaria en la que tengo que concentrar toda mi atención .

¿Dónde destinar nuestro tiempo?

Esto es cierto, pero … ¿deberíamos destinar todo nuestro tiempo a este cuadrante? La respuesta es no.  Si todo nuestro tiempo es para este cuadrante, tendremos que replantearnos nuestros objetivos y aprender a planificar mejor nuestro tiempo. 

Además, tendremos que empezar a tomar conciencia de cuánto tiempo destinamos a los cuadrantes de los que sí que podemos recortar tiempo, que son los de las tareas no importantes.

Es cierto que vivimos inmersos en este cuadrante la mayor parte de nuestro tiempo, ya que parece que hoy en día tenemos que resolver problemas apremiantes en todo momento, tareas que vencen hoy sean importantes o no , etc. En definitiva, nos pasamos todo el día en crisis.

Pero existe otro cuadrante de suma importancia que es el de las tareas que son importantes pero que no son urgentes, y que son las que solemos desatender con mayor probabilidad. Estas son las tareas que debemos tener en mente al planificar y agendar. Cuando no prestamos atención a estas tareas, acaban transformándose en urgentes. Entonces nos encontramos en situaciones de estrés, culpabilidad por no haberlo hecho antes y nuestro desempeño es mucho peor.

Volviendo al ejemplo anterior, si el informe que tenía que preparar para la reunión lo he ido realizando la semana anterior y he ido preparando mi estrategia detenidamente, no estaré tan estresada, pensare con claridad y conseguiré con mayor seguridad mis objetivos.

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Parece que está claro que atender lo más importante es lo prioritario, sea urgente o no. Pero que ocurre con lo que no es importante.

Las nuevas tecnologías y las redes sociales han supuesto grandes avances en la gestión de nuestro tiempo, pero también nos hacen perder una gran cantidad de tiempo debido a que muchas tienen carácter de urgencia pero no son nada importantes. Hace unos años nos interrumpía el teléfono, ahora, los smartphones, que por otro lado me parecen un invento fabuloso, nos interrumpen de múltiples formas : mails, mensajes, llamadas, redes sociales, internet,  etc.

En resumen

Se me ocurren varias estrategias para limitar todas estas tareas que no son importantes y que nos quitan tiempo para atender las que sí lo son. El primer paso es tomar conciencia de lo que realmente es importante en nuestra vida y fijarnos unos objetivos claros en consonancia. A partir de ahí podremos aprender a decir NO sin sentirnos culpables, sino sabiendo que es en pro de nuestros objetivos más importantes, y por tanto en pro de nuestro bienestar y felicidad.

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